Au sein d'une entreprise, la gestion de la comptabilité est généralement perçue comme une tâche à la fois chronophage et rébarbative sans pour autant apporter beaucoup de choses. Pourtant, pour gérer de façon optimale une entreprise, il faut y porter une grande attention. En effet, la comptabilité est un élément d'évaluation en temps réel. Il convient donc d'adopter les bonnes pratiques afin de gérer au mieux les dépenses et réaliser des économies importantes.
Se former à la comptabilité et aux obligations comptables
Pour
gérer sa comptabilité de façon efficace, il faut connaître et maîtriser les obligations comptables auxquelles son entreprise est soumise. Elles varient en fonction du régime d'imposition. Ce qui peut être un calvaire pour un profane. Pourtant, la comptabilité tient une place primordiale au même titre que les principales fonctions comme la fonction commerciale. D'une part, elle donne aux dirigeants une vision exhaustive des finances de l'entreprise et de prévoir les besoins de trésorerie par rapport aux encaissements et aux décaissements. D'autre part, une bonne gestion de la comptabilité permet d'établir des prévisions budgétaires fiables et de respecter l'ensemble des obligations comptables. Suivre une formation en comptabilité permet ainsi un gain de temps non négligeable, une meilleure compréhension des flux de trésorerie, l'optimisation des dépenses d'entreprise, etc.
Opter pour un logiciel de comptabilité adapté à son entreprise
Pour optimiser la
gestion des dépenses d'une entreprise et réussir à faire des économies, il faut aussi savoir choisir le logiciel qui correspond à son organisation. Ce choix est prépondérant dans la mesure où il n'est pas question d'opter pour le meilleur logiciel ou le plus connu. Pour ce faire, il est essentiel de prendre en considération deux critères. Le premier est le secteur d'activité. Il existe de nombreux logiciels de comptabilité, dont certains sont spécialisés dans la restauration, le commerce, etc. À ce titre, ils proposent des modules complémentaires. Le second critère est la taille de l'organisation. Les exigences d'une TPE et d'une grande entreprise ne sont pas identiques. Une TPE n'a besoin que d'un logiciel avec des fonctionnalités basiques, tandis qu'une grande entreprise nécessite forcément un ERP.
Élaborer un planning des opérations et tenir sa comptabilité à jour
Bien
gérer sa comptabilité revêt une importance stratégique en termes de conformité vis-à-vis de la règlementation, d'efficacité, de coûts, etc. Cela implique d'établir un calendrier des opérations et de tenir à jour la comptabilité. Quels que soient le régime fiscal et la taille de son entreprise, il faut faire des tableaux récapitulatifs des charges, établir les comptes annuels, effectuer diverses déclarations, etc. Un planning fiable représente une aide précieuse. Par ailleurs, pour une gestion optimale de la comptabilité, il est recommandé de procéder à des mises à jour en temps réel. Véritable obligation vis-à-vis de l'administration fiscale, la tenue à jour de la comptabilité permet de réaliser une analyse pertinente de la performance de l'activité. Le cas échéant, cela prévient les difficultés de trésorerie.
Éviter tout mélange entre compte professionnel et compte privé
Quand une activité est exercée au sein d'une entreprise, il arrive parfois que les dirigeants mélangent par négligence ou par méconnaissance compte professionnel et compte privé. Il s'agit d'une erreur à éviter autant que possible pour ne pas menacer l'équilibre de l'activité. Les deux doivent toujours être bien séparés sous peine de s'exposer à des sanctions fiscales et pénales. En effet, les dépenses professionnelles sont à payer sur un compte « pro », tandis que les frais personnels sont à débourser sur un compte « perso ». En premier lieu, cela épargne à l'expert-comptable un travail fastidieux de recherche de justification professionnelle aux dépenses personnelles engagées. Puis, cela lui permet de se concentrer sur des missions à plus fortes valeurs ajoutées comme l'analyse de la performance, le conseil, etc.
