La décision d’installer un système de pointage dans votre milieu de travail doit être bien planifiée. Il faut également en connaître la procédure et les règles obligatoires. Voici tout ce que vous devez savoir pour d’intégrer ce dispositif à votre entreprise.

1. La procédure à suivre avant l’installation

Avant de mettre en place un système de pointage, vous devrez d’abord obtenir une autorisation auprès des administrateurs de l’entreprise. Il vous faudra aussi communiquer avec la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) pour l’informer de votre décision de mettre en place ce dispositif. Comme ce système a trait à des données concernant vos salariés, ceux-ci devront être avisés – par une note de service et par une information verbale – de votre projet d’installer ce système. Il faut savoir que tout salarié a le droit de consulter la synthèse de pointage qui atteste de ses heures de travail. Vous obtiendrez plus d’information sur ces dispositions légales en visitant le site dehosystems.fr/.

2. Les différents types d’appareils et les règles à observer

Qu’importe le système de pointage que vous installerez, la Loi (Article L2323-32 du code du travail) exige que tout votre personnel doit en être préalablement avisé. Il existe différents dispositifs de pointage conçus pour répondre à des besoins spécifiques : mécanique, numérique, mobile, biométrique, et badgeuse pointeuse. La version numérique peut, en plus, traiter puis récolter les données de pointage. Le système de pointage mobile s’effectue à distance, ce qui en accélère la procédure. Il permet à un employé de pointer ses heures de travail à partir de son téléphone mobile. Le modèle biométrique est basé sur la reconnaissance (scan) de propriétés physiques comme le fond de l’œil ou l’empreinte digitale d’un individu. La badgeuse pointeuse nécessite l’utilisation d’un badge(sorte de clé), ce qui en augmente la fiabilité et la sécurité. La pointeuse badgeuse s’accompagne généralement d’un logiciel (doté de différentes fonctionnalités) pour gérer et traiter les données de pointage. Celles-ci sont paramétrées et exportables via Excel ou un fichier pdf.

3. Quel système correspond le mieux à vos besoins ?

La pointeuse mécanique convient mieux à une entreprise de petite taille, qui compte de 1 à 10 salariés. Le principal avantage de ce système est qu’il est simple d’installation et d’utilisation. La version numérique, grâce à ses nouvelles fonctionnalités, s’avère un bon choix pour une entreprise dont le personnel comprend plus de 10 salariés. Si votre dispositif est relié à un système de contrôle d’accès, il sera important de tenir compte de la cartographie des lieux et des objectifs de chaque service faisant partie du projet. Quant à la pointeuse mobile, elle est surtout destinée aux salariés itinérants. L’appareil biométrique, plus « high tech », ne constitue pas une simple pointeuse horaire ; son rôle consiste surtout à gérer l’accès à certaines zones de l’entreprise. La badgeuse, en plus de tenir compte de l’horaire des entrées et des sorties, comptabilise les heures de nuit, les congés maladie, les horaires décalés, les jours fériés et les congés payés ainsi que les absences ; ce qui s’avère un outil précieux pour la gestion de la paie et la comptabilité. L’installation d’une badgeuse n’exige pas de changer le règlement intérieur de votre entreprise. Votre personnel sait déjà qu’il doit respecter les horaires de travail.