Vos collaborateurs au sein de votre entreprise doivent, dans le cadre de leur activité professionnelle, réaliser des dépenses. Dans ce cas, il est courant d’avoir à la fin du mois des demandes de remboursement. Chaque demande se matérialise sous la forme d’une « note de frais ». Pour éviter les abus, il est important de bien se renseigner pour traiter correctement ces dépenses professionnelles. Les contrôles sont importants alors méfiez-vous. Il faut aussi avoir des outils adaptés afin d’optimiser vos dépenses tout en sécurisant vos actions lors des saisies puis des remboursements.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Avant de comprendre comment bien organiser le traitement de ces dépenses professionnelles, il est vivement recommandé de bien savoir ce que ces dernières représentent. Pour pouvoir être considérée comme une dépense remboursable par l’entreprise, la note de frais doit comporter différents éléments.

Ainsi, il est important de vérifier plusieurs choses :

–          Le montant de cette dépense doit être raisonnable par rapport à l’activité de l’entreprise,

–          Les dépenses doivent se faire dans un cadre professionnel et dans l’intérêt de l’entreprise,

–          Cette dépense doit être toujours assortie d’un justificatif.

Ce document justificatif peut être un ticket de caisse, une facture ou encore un justificatif de restaurant. À ces conditions, la dépense professionnelle peut être prise en charge par l’entreprise.

Comment s’organiser pour bien traiter ces dépenses professionnelles ?

Une fois que vous êtes au courant de vos obligations, il reste à s’y pencher pour bien traiter chaque note de frais demandée par vos collaborateurs. Pour cela, il est intéressant de se tourner vers des outils pratiques qui vous permettent de vous faciliter le quotidien. En effet, aujourd’hui il existe de nombreuses plateformes digitales spécialisées dans la gestion des dépenses professionnelles.

Ainsi, vous évitez de perdre votre temps à vérifier les montants indiqués par vos collaborateurs et les justificatifs fournis. Ces détails sont automatiquement réalisés par la plateforme en ligne. De plus, les salariés comme les supérieurs hiérarchiques ont accès à la même plateforme afin de centraliser facilement l’ensemble des données. Optimisez d’autres aspects de votre entreprise avec le site spécialisé lecapital.fr.

Les équipes de la comptabilité peuvent aussi avoir accès à la plateforme. Une solution pratique et sécurisante pour suivre vos dépenses professionnelles. En plus, cette solution offre une sécurité intéressante pour éviter les erreurs humaines. Pensez-y pour plus de sérénité au quotidien.

Les points à connaître sur la note de frais  

Il faut savoir que les remboursements des frais professionnels ne sont pas concernés par les cotisations sociales. C’est notamment pour cela qu’il est important de bien détailler l’ensemble des éléments justificatifs sur chaque note professionnelle lors des demandes de remboursement.

Certaines dépenses doivent comporter des détails supplémentaires. Par exemple, une note de frais concernant des frais de repas doit indiquer le montant des frais dépensés, le nom des invités, le cas échéant, et le motif de l’invitation. De plus, lors des frais de déplacement à prendre en charge, le salarié doit préciser la puissance fiscale du véhicule, les kilomètres effectués et la raison du déplacement professionnel. Si des frais d’hébergement sont à rembourser, il faut aussi des justificatifs particuliers comme la raison et le lieu du déplacement.

En définitive, il est important pour les professionnels de s’informer sur le sujet avant de se lancer dans le traitement des dépenses professionnelles. Ces anticipations évitent des tensions ou des redressements dans le pire des cas lors de contrôle de la part des autorités compétentes. Il est toujours recommandé d’avoir, en plus, des outils adaptés pour éviter de perdre du temps lors du traitement de ces remboursements. Pensez-y lors de votre lancement professionnel !