Au fur et à mesure que votre entreprise s’agrandit, bon nombre des fonctions de soutien nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise se font aussi ressentir. Néanmoins, il n’est pas toujours facile de suivre le rythme et l’externalisation est parfois la meilleure solution.

La décision d’externaliser la paie comme avec des spécialistes comme le Pavillon-RH est une décision stratégique tout comme celui de le gérer en interne. À court terme, il peut être plus facile et plus rapide de le faire vous-même. Ainsi, il est normal que vous puissiez vous poser certaines questions à  propos de ce sujet comme celle de savoir : « Pourquoi envisager l’externalisation ? »

En gardant cette question à l’esprit, voici six bonnes raisons d’externaliser vos fonctions de paie :

1. Gain de temps

Quel que soit le nombre de personnes employées par votre entreprise, le processus de paie demande beaucoup de temps et d’attention. En fait, selon une étude, une entreprise moyenne peut passer jusqu’à six semaines par an à traiter la paie des employés. L’externalisation de cette fonction vous permet de gagner un temps précieux.

Le temps économisé c’est de l’argent économisé. Lorsqu’elle est évaluée par périodes de paie ou sur une base mensuelle, une analyse temps/coût peut rapidement révéler la valeur de l’externalisation à un fournisseur de services complets.

2. Maintenir le cap sur les affaires

En externalisant les fonctions de paie, les propriétaires et gestionnaires d’entreprises peuvent se concentrer sur la croissance de leurs entreprises. Pour économiser de l’argent, de nombreuses entreprises embauchent du personnel pour assumer de nombreuses responsabilités, y compris la gestion de la paie. La plupart de ces entreprises tendent toujours à embaucher du personnel pour pouvoir accomplir les potentielles tâches supplémentaires de l’entreprise.

3. Conformité de la paie

Les règles et règlements qui régissent la paie des employés sont en constante évolution. Les erreurs peuvent mener à des vérifications et à des pénalités que  la plupart des petites entreprises ne veulent pas. Comme l’indique ProfessionalEmployer.net, « l’IRS estime que plus de 40 % des petites entreprises aux États-Unis paient des pénalités de plus de 800 $ par année… en raison de déclarations et de paiements tardifs ou erronés ».

Les propriétaires de petites entreprises ont de la difficulté à se tenir au courant de ces changements. Les fournisseurs professionnels de services de paie, quant à eux, doivent se tenir au courant des règles et des changements apportés à certaines valeurs imputées aux taux d’imposition.

4. Sécurité et sûreté des données

Le traitement de la paie est une opération commerciale complexe et potentiellement risquée. Même avec des employés de confiance, il y a toujours un risque de vol d’identité, de détournement de fonds ou de falsification des dossiers de l’entreprise à des fins personnelles. L’utilisation d’un logiciel de paie interne comporte également un risque permanent. Néanmoins, on pourrait se poser la question de savoir dans quelle mesure les données de paie sont-elles sûres et sécurisées sur le serveur ou le réseau de l’entreprise ?

Vous pouvez bénéficier d’un haut degré de sécurité pour vos données de paie confidentielles auprès d’un prestataire de services de paie. En plus des sauvegardes redondantes et des emplacements de serveurs multiples, un fournisseur de services de paie de qualité peut offrir des systèmes de pointe pour le stockage et la protection des données, simplement parce que cela fait partie des services offerts aux clients.

5. Options de paie des employés

Les petites entreprises émettent souvent des chèques papier pour chaque paie, ce qui peut être coûteux et prendre beaucoup de temps. Toutefois, l’utilisation d’un service de paie offre à votre entreprise une variété d’options salariales pour vos employés. Bien que certains préfèrent encore recevoir un chèque papier, vous pouvez fournir le dépôt direct ou même des cartes de débit pour d’autres. Vous pouvez sélectionner diverses options adaptées à votre entreprise.